La programación de los proyectos en un reto difícil para los directores de operaciones. Los riesgos son elevados. Una mala programación y unos controles deficientes pueden provocar retrasos innecesarios y costos superiores a los previstos.
Los proyectos que requieren meses o años para ser llevados a cabo se suelen realizar fuera del sistema de producción normal. Se crean organizaciones de proyectos dentro de la propia empresa para ocuparse de esos trabajos y, a menudo, se disuelven cuando se terminan. La dirección de proyectos comprende tres fases:
1. Planificación: Esta comprende fijar el objetivo, definir el proyecto y organizar el equipo.
2. Programación: Esta fase adjudica personas, dinero y suministros a actividades especificas y relaciona las actividades entre sí.
3. Control: Aquí la empresa vigila los recursos, los costos, la calidad y los presupuestos. También revisa o cambia los planes y modifica los recursos para cumplir los plazos y los presupuestos de costos.
PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO
Los proyectos pueden definirse como una serie de tareas relacionadas cuya realización se dirige a la obtención de un producto superior. En algunas empresas se desarrolla una organización de proyecto para asegurar que los programas existentes continúan funcionando día a día sin problemas, y que los nuevos proyectos finalizan con éxito.
DIRECTOR DEL PROYECTO
El director del proyecto coordina sus actividades con otros departamentos, e informan directamente a la alta dirección. Los directores de proyecto tienen una gran notoriedad en la empresa y son responsables directos de conseguir
1. Que todas las actividades necesarias se terminen en la secuencia adecuada y en los plazos fijados.
2. Que el proyecto cumpla el presupuesto.
3. Que le proyecto alcance las metas de calidad.
4. Que las personas asignadas al proyecto reciban la motivación, dirección e información necesarias para la realización de sus tareas.
CUESTIONES ÉTICAS QUE HAY QUE ABORDAR EN LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Los directores de proyectos no sólo tienen gran notoriedad, sino que también tienen que tomar decisiones éticas a diario. Su comportamiento sienta las bases del código de conducta para todos los demás implicados en el proyecto. A nivel personal, los directores de proyectos suelen tener que tomar decisiones sobre:
1. Oferta de regalos de los contratistas.
2. Presiones para alterar los informes de avance del proyecto para ocultar la realidad de los retrasos.
3. Informes falsos sobre recarga de tiempos y gastos.
4. Presiones para sacrificar la calidad y poder cumplir plazos para primas o penalizaciones.
5. Divulgación de información confidencial a algunos postores para darles una ventaja injusta.
6. Contratistas de “baja oferta”, que intentan “hacerse” con el proyecto ofreciendo un precio reducido con la esperanza de recuperar costos posteriormente con revisiones del contrato o, sencillamente, recortando la calidad.
7. Sobornos.
8. Inflar las cuentas de gastos, utilizar materiales de baja calidad, sacrificar las medidas de seguridad, ocultar información necesaria.
9. No se reconoce el incumplimiento del proyecto al terminarse.
ESTRUCTURA DE TRABAJO DESAGREGADA
Uno de los primeros pasos del director de proyectos es fijar cuidadosamente los objetivos del proyecto, después de esto descomponerlo en una serie de actividades manejables. Esta estructura desagregada del trabajo define el proyecto, dividiéndolo en sus principales subcomponentes (o tareas) que a su vez, se subdividen en componentes aún más detallados, y finalmente en una serie de actividades y sus costos relacionados.
En esta fase de planificación se calcula también cuantas personas, suministros y equipos serán necesarios.
PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO
La programación del proyecto implica ordenar y asignar un tiempo a todas las actividades de un proyecto. En esta fase, los directivos deciden cuánto durará cada actividad y calculan cuántas personas y cuánto material se necesitarán en cada fase de producción. Los directivos también establecen programas diferenciados de necesidades de personal según el tipo de habilidad o cualificación requeridas (dirección, ingeniería). También puede elaborarse diagramas para programar los materiales.
Una herramienta habitual para la programación de proyectos es el diagrama de Gantt.
Los diagramas de Gantt son herramientas de bajo costos que ayudan a los directores a asegurarse que:
1. Todas las actividades están planificadas.
2. Su orden de realización se tiene en cuenta.
3. Se han indicado las estimaciones de duraciones de las actividades.
4. Se han estimado la duración global del proyecto.
Los métodos PERT y CPM, las dos técnicas de red más utilizadas que describiremos a continuación, tienen la característica de poder presentar las relaciones de precedencia y la interdependencia de las actividades, los métodos PERT y CPM aventajan a los más sencillos diagramas de Gantt. Sin embargo, incluso en los grandes proyectos pueden utilizarse diagramas de Gantt como un resumen de la situación del proyecto y pueden complementarse a los otros planteamientos de redes.
La programación de proyectos tiene varios objetivos:
1. Mostrar la relación de cada actividad con los demás y con el proyecto completo.
2. Identifica las relaciones de precedencia entre las actividades.
3. Fomenta el establecimiento de una duración y un costo realista para cada actividad.
CONTROL DE PROYECTOS
El control de proyectos implica un seguimiento muy de cerca de los recursos, los costos, la calidad y los presupuestos.
El control implica también la utilización de un circuito de retroalimentación para revisar el plan del proyecto y tener la posibilidad de mover los recursos allí a donde sea más necesario.
TÉCNICAS DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS: PERT Y CPM
La técnica de evaluación y revisión de programas (PERT: program evaluation and revie technique) y el método del camino crítico (CPM: Critical path method), fueron desarrollados para ayudar a los directivos a programar, hacer el seguimiento y controlar grandes y complicados proyectos.
Estos dos métodos siguen seis pasos básicos:
1. Definir el proyecto y preparar una estructura de trabajo desagregada.
2. Definir las relaciones entre las actividades. Determinar qué actividades deben preceder y cuáles deben seguir a otras.
3. Dibujar la red que conecta todas las actividades.
4. Asignar las estimaciones de duraciones y o costos de cada actividad.
5. Calcular el camino de máxima duración en la red.
6. Utilizar la red para ayudar a planificar, programar, seguir y controlar el proyecto.
La técnica de evaluación y revisión de proyectos (PERT): Una de las técnicas de gestión de proyectos que emplea tres estimaciones de duración para cada actividad.
Método del camino crítico (CPM): Es una técnica de gestión de proyectos que utiliza sólo una estimación de duración para cada actividad.
Los proyectos que requieren meses o años para ser llevados a cabo se suelen realizar fuera del sistema de producción normal. Se crean organizaciones de proyectos dentro de la propia empresa para ocuparse de esos trabajos y, a menudo, se disuelven cuando se terminan. La dirección de proyectos comprende tres fases:
1. Planificación: Esta comprende fijar el objetivo, definir el proyecto y organizar el equipo.
2. Programación: Esta fase adjudica personas, dinero y suministros a actividades especificas y relaciona las actividades entre sí.
3. Control: Aquí la empresa vigila los recursos, los costos, la calidad y los presupuestos. También revisa o cambia los planes y modifica los recursos para cumplir los plazos y los presupuestos de costos.
PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO
Los proyectos pueden definirse como una serie de tareas relacionadas cuya realización se dirige a la obtención de un producto superior. En algunas empresas se desarrolla una organización de proyecto para asegurar que los programas existentes continúan funcionando día a día sin problemas, y que los nuevos proyectos finalizan con éxito.
DIRECTOR DEL PROYECTO
El director del proyecto coordina sus actividades con otros departamentos, e informan directamente a la alta dirección. Los directores de proyecto tienen una gran notoriedad en la empresa y son responsables directos de conseguir
1. Que todas las actividades necesarias se terminen en la secuencia adecuada y en los plazos fijados.
2. Que el proyecto cumpla el presupuesto.
3. Que le proyecto alcance las metas de calidad.
4. Que las personas asignadas al proyecto reciban la motivación, dirección e información necesarias para la realización de sus tareas.
CUESTIONES ÉTICAS QUE HAY QUE ABORDAR EN LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Los directores de proyectos no sólo tienen gran notoriedad, sino que también tienen que tomar decisiones éticas a diario. Su comportamiento sienta las bases del código de conducta para todos los demás implicados en el proyecto. A nivel personal, los directores de proyectos suelen tener que tomar decisiones sobre:
1. Oferta de regalos de los contratistas.
2. Presiones para alterar los informes de avance del proyecto para ocultar la realidad de los retrasos.
3. Informes falsos sobre recarga de tiempos y gastos.
4. Presiones para sacrificar la calidad y poder cumplir plazos para primas o penalizaciones.
5. Divulgación de información confidencial a algunos postores para darles una ventaja injusta.
6. Contratistas de “baja oferta”, que intentan “hacerse” con el proyecto ofreciendo un precio reducido con la esperanza de recuperar costos posteriormente con revisiones del contrato o, sencillamente, recortando la calidad.
7. Sobornos.
8. Inflar las cuentas de gastos, utilizar materiales de baja calidad, sacrificar las medidas de seguridad, ocultar información necesaria.
9. No se reconoce el incumplimiento del proyecto al terminarse.
ESTRUCTURA DE TRABAJO DESAGREGADA
Uno de los primeros pasos del director de proyectos es fijar cuidadosamente los objetivos del proyecto, después de esto descomponerlo en una serie de actividades manejables. Esta estructura desagregada del trabajo define el proyecto, dividiéndolo en sus principales subcomponentes (o tareas) que a su vez, se subdividen en componentes aún más detallados, y finalmente en una serie de actividades y sus costos relacionados.
En esta fase de planificación se calcula también cuantas personas, suministros y equipos serán necesarios.
PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO
La programación del proyecto implica ordenar y asignar un tiempo a todas las actividades de un proyecto. En esta fase, los directivos deciden cuánto durará cada actividad y calculan cuántas personas y cuánto material se necesitarán en cada fase de producción. Los directivos también establecen programas diferenciados de necesidades de personal según el tipo de habilidad o cualificación requeridas (dirección, ingeniería). También puede elaborarse diagramas para programar los materiales.
Una herramienta habitual para la programación de proyectos es el diagrama de Gantt.
Los diagramas de Gantt son herramientas de bajo costos que ayudan a los directores a asegurarse que:
1. Todas las actividades están planificadas.
2. Su orden de realización se tiene en cuenta.
3. Se han indicado las estimaciones de duraciones de las actividades.
4. Se han estimado la duración global del proyecto.
Los métodos PERT y CPM, las dos técnicas de red más utilizadas que describiremos a continuación, tienen la característica de poder presentar las relaciones de precedencia y la interdependencia de las actividades, los métodos PERT y CPM aventajan a los más sencillos diagramas de Gantt. Sin embargo, incluso en los grandes proyectos pueden utilizarse diagramas de Gantt como un resumen de la situación del proyecto y pueden complementarse a los otros planteamientos de redes.
La programación de proyectos tiene varios objetivos:
1. Mostrar la relación de cada actividad con los demás y con el proyecto completo.
2. Identifica las relaciones de precedencia entre las actividades.
3. Fomenta el establecimiento de una duración y un costo realista para cada actividad.
CONTROL DE PROYECTOS
El control de proyectos implica un seguimiento muy de cerca de los recursos, los costos, la calidad y los presupuestos.
El control implica también la utilización de un circuito de retroalimentación para revisar el plan del proyecto y tener la posibilidad de mover los recursos allí a donde sea más necesario.
TÉCNICAS DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS: PERT Y CPM
La técnica de evaluación y revisión de programas (PERT: program evaluation and revie technique) y el método del camino crítico (CPM: Critical path method), fueron desarrollados para ayudar a los directivos a programar, hacer el seguimiento y controlar grandes y complicados proyectos.
Estos dos métodos siguen seis pasos básicos:
1. Definir el proyecto y preparar una estructura de trabajo desagregada.
2. Definir las relaciones entre las actividades. Determinar qué actividades deben preceder y cuáles deben seguir a otras.
3. Dibujar la red que conecta todas las actividades.
4. Asignar las estimaciones de duraciones y o costos de cada actividad.
5. Calcular el camino de máxima duración en la red.
6. Utilizar la red para ayudar a planificar, programar, seguir y controlar el proyecto.
La técnica de evaluación y revisión de proyectos (PERT): Una de las técnicas de gestión de proyectos que emplea tres estimaciones de duración para cada actividad.
Método del camino crítico (CPM): Es una técnica de gestión de proyectos que utiliza sólo una estimación de duración para cada actividad.
Cada nodo debe incluir tiempo de de duración de la actividad, y a medida que se avance el grafico se debe incluir la acumulación de tiempo, de esta forma nos permite hallar el camino critico.
DETERMINACIÓN DEL PROGRAMA (CALENDARIO DE UN PROYECTO)
Programación hacia adelante: Consiste en programar el proyecto desde la primera actividad y así sucesivamente.
Programación hacia atrás: De la misma manera que la programación hacia adelante parte de la primera actividad del proyecto, la programación hacia atrás parte de la última actividad del proyecto.
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